Vous voulez vous démarquer et impressionner avec votre événement. Vous n’avez généralement qu’une seule chance. L’événement doit donc être tout de suite dans le mille. Si vous engagez une agence événementielle pour le concept, l’organisation et/ou la réalisation, vous voulez être sûr que l’agence réponde à vos attentes.
Selon vous, qu’est-ce qui est important ?
Vous choisissez une agence événementielle qui a déjà fait ses preuves ? Ou l’agence doit-elle avoir une expérience de travail dans votre secteur ? Et comment trouver le bureau le plus adapté ? Avez-vous une liste restreinte de partenaires réguliers, parcourez-vous Internet avec une recherche spécifique ou … ?
Une perspicacité pour tout le monde
Des questions importantes qui donnent un aperçu. Aux clients, bailleurs et agences événementielles. C’est pourquoi nous avons envoyé une invitation via Events.nl pour participer à une enquête nationale sur la réputation, la possibilité de trouver et la notoriété des agences événementielles. Pour que nous puissions apprendre les uns des autres et ensemble, faire en sorte que le plus d’événements possible soient un succès.
Quel lieu d’événement choisissez-vous?
Pour l’emplacement, il est important de bien regarder votre groupe cible. D’où viennent-ils? S’ils viennent de tout le pays, il est sage d’opter pour un emplacement central. Cela évite aux gens de décrocher parce que le temps de trajet est trop long.
Viennent-ils en voiture ou en train ? Si vous vous attendez à ce que les visiteurs viennent principalement en train, assurez-vous que l’emplacement se trouve à proximité d’une gare. Vous organisez un événement avec des visiteurs et intervenants internationaux ? Choisissez ensuite un emplacement proche d’un aéroport. Il est également important de vérifier s’il y a suffisamment d’hôtels dans la région. Vous organisez un événement d’entreprise pour le personnel ? Ensuite, choisissez un emplacement à proximité du lieu de travail.
Quel que soit l’endroit où vous vous trouvez : gardez toujours à l’esprit qui est votre groupe cible, d’où il vient et avec quel moyen de transport.
Tenir compte des options de stationnement
Vous attendez-vous à ce que beaucoup de monde vienne en voiture ? Assurez-vous que l’emplacement dispose d’un espace de stationnement avec suffisamment de places de stationnement. Vous devez penser : « Logique, n’est-ce pas ? Mais ce ne sera probablement pas la première fois que vous, en tant qu’organisateur d’événements, rencontrez des problèmes à cause des possibilités de stationnement. Un emplacement n’a-t-il pas de parking ? Vérifiez ensuite s’il y a un parking à proximité. Vous organisez un événement sur un site de festival ? Ensuite, voyez s’il existe des options pour transformer un terrain en parking.
Y a-t-il suffisamment de services et d’installations?
Si un lieu d’événement dispose de tables, de chaises et de linge de table que vous pouvez utiliser, cela peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’argent. Avez-vous besoin de projecteurs et de microphones pour les haut-parleurs ? C’est facile si l’emplacement le met également à votre disposition. Et ce n’est pas sans importance : le site dispose-t-il d’une équipe de construction et de nettoyage ? Cela ne va pas de soi. Si l’emplacement n’en dispose pas, vous devez prévoir vous-même des personnes pouvant effectuer le montage, le démontage et le nettoyage.