Les entreprises ont pris l’habitude de consulter une agence de voyage pour organiser leurs déplacements professionnels. Comme un tel projet ne s’improvise pas, il est toujours utile de minimiser les risques d’éventuels imprévus. Raison de plus pour organiser autrement votre voyage d’affaires, en utilisant une solution de gestion digitale. Comment ça marche ? Nous vous donnons toutes les réponses.
Solution de gestion digitale des voyages professionnels : la réponse à toutes les contraintes de l’organisation
Même si vous n’êtes pas le responsable des voyages dans votre entreprise, vous avez intérêt à bien considérer toutes les solutions qui optimiseront votre budget voyage. Si toutefois, l’information vous manque, ou bien, vous vous sentez dépassé pour ce qui est de l’organisation de vos déplacements professionnels, il existe enfin une solution : Supertripper. Il s’agit à la fois d’une plateforme et d’une d’application mobile qui vous donnent accès à tous les leviers utiles à la planification de vos voyages d’affaires. Cette solution de gestion digitale des voyages pros est un outil qui simplifiera toutes les tâches autour des réservations et des paiements. Elle assure aussi un suivi optimal de vos dépenses voyage et de tous les déplacements de vos employés. Cette solution technologique vous permet de garder le contrôle de ces activités de votre entreprise. Bien entendu, l’outil est proposé par une agence de voyage professionnelle qui vous accompagne à chaque étape de l’organisation de vos déplacements d’affaires. L’agence en question peut donner des conseils, offrir un accompagnement personnalisé ou alors, donner une formation à la hauteur des attentes. La gestion des déplacements professionnels doit être adaptée aux spécificités de votre entreprise. C’est pour cette raison que vous devez choisir la meilleure solution de gestion digitale de vos voyages d’affaires.
Les fonctionnalités de la solution de gestion de voyage
Cette solution de gestion digitale pour voyage d’affaires a été conçue dans le but de répondre à toutes les attentes et à vos propres exigences. Il est donc possible de personnaliser l’outil pour qu’il devienne votre partenaire de voyage et qu’il s’adapte à tous vos besoins. Vous devez, de ce fait, demander à créer votre compte pour pouvoir accéder à toutes les fonctionnalités de l’outil. À ce titre, l’outil peut évoluer en fonction de votre demande et au fil du temps, il deviendra votre seul allié pour mieux gérer vos voyages professionnels. Les fonctionnalités intégrées vous permettent de réserver facilement votre hébergement, votre train, votre avion, votre voiture de location, et même un transfert en taxi ou encore un séminaire. Tous les processus de réservation seront alors simplifiés. L’outil vous proposera un catalogue varié en allant des transports aux hébergements en passant par d’autres réservations comme un événement d’entreprise (“team building”, voyages de groupe, etc.) ou un espace de travail pour une réunion d’affaires. Vous aurez aussi accès à de nombreuses informations qui vous permettront de comparer les prix et les différents partenaires de l’agence de voyage. À part ça, vous aurez également accès à la centralisation des données de facturation et de réservation. Ce qui évitera les notes de frais qui ne font qu’alourdir vos dépenses et vos processus.
Avoir le contrôle de votre activité
Si d’ordinaire, vous laissez l’agence de voyage s’occuper de toutes les démarches, aujourd’hui, c’est vous qui en aurez le contrôle. Le responsable de voyage de votre entreprise n’a plus besoin de s’occuper de toutes les réservations des collaborateurs. Son rôle sera simplement de suivre tous les voyages professionnels et de garder un œil sur vos dépenses. Comme vous n’utiliserez qu’un seul compte, vous bénéficierez ainsi d’une bonne visibilité de toutes les dépenses liées aux déplacements de vos employés. Chaque utilisateur aura accès à toutes les données et fonctionnalités de l’outil. Et avec ce système, vous aurez l’occasion par la suite d’optimiser votre stratégie voyage en tenant compte des prix et des frais supplémentaires. À partir des données récupérées, vous aurez alors la possibilité de rationaliser votre budget voyage.