Télésecrétariat médical : les critères à considérer pour son prestataire

Pour épauler et faciliter le travail des professionnels de la santé, il existe de nombreuses solutions, dont le télésecrétariat médical. Toutefois, cette option est assez délicate puisqu’elle influera sur la réputation et les performances de votre lieu d’exercice.

Vos impératifs

Avant toute chose, il est important de définir vos impératifs au préalable dans le processus de choix de votre prestataire en télésecrétariat médical. Que recherchez-vous ? Quelles sont les tâches que vous déléguerez ? En outre, s’agira-t-il de :

  • répondre aux appels entrants ;
  • rappeler vos patients ;
  • réaliser une mise à jour de vos fichiers ;
  • gérer votre agenda ;
  • prendre en charge vos différentes tâches administratives ;
  • etc.

Selon vos habitudes de travail, vous pourrez confier une partie ou l’ensemble de ces tâches à un service de télésecrétariat médical. De ce fait, vous devez prendre en compte la flexibilité du service ainsi que la formule qu’il propose. Est-ce que vous souhaitez un télésecrétaire :

  • qui travaillera en votre absence, durant les jours fériés ? ;
  • qui est disponible 24h/24, en demi-journée, le week-end, etc. ? ;
  • qui offre des prestations à temps partiel ou à temps plein ? ;
  • qui soit capable de gérer des événements imprévus ?

Ce jeu de questionnement vous permettra de définir parfaitement vos impératifs et ainsi vous aider à choisir le service adéquat en plus des critères qui vont suivre.

L’expérience du domaine médical

Il est primordial que le service de télésecrétariat médical qui sera chargé de vos différents besoins maîtrise le jargon et ce qui a trait au monde médical. Cela garantira à votre patientèle un suivi de qualité et de votre côté, une maîtrise des normes à respecter dans votre domaine. En outre, veillez à ce que votre prestataire soit parfaitement apte à gérer les contraintes relatives en ce qui est en rapport au monde médical.

L’ancienneté

Certes, la valeur n’attend pas le nombre d’années, mais un prestataire incompétent ne dure pas dans le temps. En conséquence, privilégiez ceux qui ont une certaine ancienneté sur le marché de la permanence téléphonique médicale et du télésecrétariat. Cela vous assurera de leur gage de qualité.

L’envergure de la structure

D’une manière générale, il existe 3 options en ce qui concerne la taille de la structure fournisseur de service en télésecrétariat médical. Ainsi, vous retrouverez :

  • Les centres d’appel

Ils possèdent une capacité importante de télésecrétaires à leur disposition et peuvent offrir leur service à des plages horaires larges. Ils sont donc capables de gérer un flux et un nombre conséquent d’appels pratiquement de façon continue.

  • Les petites agences locales

Elles emploient plusieurs employés, mais sont relativement plus modestes en comparaison de ceux des centres d’appel. Compte tenu de leurs effectifs, elles seront à même de conseiller et d’orienter parfaitement les patients.

  • Les télésecrétaires indépendants

Travaillant seul, ils sont limités sur le traitement du nombre d’appels ou des tâches inhérentes au secrétariat médical à exécuter. Par contre, ils ont une grande connaissance des besoins de la patientèle et sont en mesure d’appliquer avec rigueur les directives qui leur sont attribuées.

Le décroché et la qualité de la réponse téléphonique

Lors de la réception d’un appel téléphonique, l’un des points les plus importants pour la satisfaction client est le décroché. En effet, l’idéal sera de ne pas dépasser les 3 sonneries avant de prendre en charge l’appel.

Cette satisfaction client jouera un rôle déterminant dans la réputation de votre lieu d’exercice. Par ailleurs, il ne faut pas oublier la qualité de la réponse téléphonique. Votre prestataire devra être courtois et professionnel envers votre patientèle, mais il devra en plus savoir arrêter dans les règles de l’art les patients trop insistants.

Les tarifs

Souvent, les tarifs varient en fonction du volume de tâches et du temps passé sur chacune d’entre elles. Ainsi, le praticien devra étudier les devis établis et se baser sur leur cahier des charges. Cela permettra d’éviter toute surfacturation ou les mauvaises surprises.

Cet article a été écrit par Anais

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